Kostenerstattung

aka. How-To: Anschaffungen für den CCCHH

Erstmal vielen Dank, daß du Dich um eine Anschaffung kümmern möchtest und vorher dieses kurze How-To liest. Bei Anschaffungen für den CCC Hansestadt Hamburg e.V. gibt es folgendes zu beachten, um einen möglichst sauberen und schnellen Ablauf zu gewährleisten.

Klärt eure Anschaffung vorher mit dem Vorstand (vorstand@hamburg.ccc.de) bzw. Plenum ab!
Kauft bitte KEINE privaten Dinge auf der selben Rechnung. Auf der Rechnung für den CCC Hansestadt Hamburg e.V. dürfen nur Artikel/Posten stehen, die auch von uns übernommen werden. Sowas kann uns auf die Füße fallen, denn wenn es beispielsweise um die Erstattung von Versandkosten geht, kann es schnell zu Problemen bei einer eventuellen offiziellen Buchprüfung kommen
Der Rechnungsempfänger ist der CCCHH (Adresse siehe unten). Bei Online-Bestellungen kann man häufig verschiedene Rechnungs- und Lieferungsempfänger angeben. Macht davon bitte Gebrauch.
Falls es sich um einfache Quittungen handelt (z.B. aus einem Super-/Baumarkt), dann bittet um einen entsprechenden Wisch, wo “CCC Hansestadt Hamburg e.V.” raufgemalt wird. Das bekommen die normalerweise häufiger zu hören und haben auch entsprechende Vordrucke dafür.
Bitte reicht die Rechnungen und Quittungen im ORIGINAL ein. Scan2Mail an kassenwart@hamburg.ccc.de macht zusätzlich Sinn, wenn es schnell mit der Erstattung gehen soll.
Bitte keine Kombi-Rechnungen!!! Wenn Ihr z.B. 5 Sortiment-Kisten kauft, 4 für den Club und eine für Euch selber, dann zahlt bitte 2 mal. So hat der Kassenwart (und in Folge der Steuerberater) keine Probleme mit den Auseinanderpuzzeln des Kassenbeleges.

Rechnungsempfänger (so und nicht anders!):

CCC Hansestadt Hamburg e.V.
Zeiseweg 9
22765 Hamburg

Natürlich kann es auch mal vorkommen, daß etwas schief geht (Rechnungsempfänger nicht CCC Hansestadt Hamburg e.V., Quittungen ohne Empfänger etc.), dann reicht gemeinsam mit der Rechnung einen Antrag für Kostenerstattung ein. Damit können wir dem Finanzamt nachvollziehbar erklären, daß die Anschaffungen für den CCC Hansestadt Hamburg e.V. sind und nicht für euch privat.

Sonderregelung für Fahrten mit dem privaten PKW

Vor Abfahrt voll tanken (diese Tankrechnung ist für den Club uninteressant)
Ab- & Anreise zum Event tätigen
Erneut voll tanken und die Tankrechnung verlangen
Die Tankrechnung mit dem Antrag für Kostenerstattung einreichen

Der Kassenwart hat so einen Beleg für das Finanzamt und die Transparenz der Kilometer/Spritmenge stimmt.