aka. How-To: Anschaffungen für den CCCHH

Erstmal vielen Dank, dass du dich um eine Anschaffung kümmern möchtest und vorher diese kurze Anleitung liest. Bei Anschaffungen für den CCC Hansestadt Hamburg e. V. gibt es Folgendes zu beachten, um einen möglichst sauberen und schnellen Ablauf zu gewährleisten:

1. Kläre deine Anschaffung vorher mit dem Vorstand (vorstand@hamburg.ccc.de) bzw. Plenum ab!
2. Kaufe bitte KEINE privaten Dinge auf der selben Rechnung. Auf der Rechnung für den CCC Hansestadt Hamburg e.V. dürfen nur Artikel/Posten stehen, die auch von uns übernommen werden. Sowas kann uns auf die Füße fallen, denn wenn es beispielsweise um die Erstattung von Versandkosten geht, kann es schnell zu Problemen bei einer eventuellen offiziellen Buchprüfung kommen.
3. Der Rechnungsempfänger ist der CCCHH (Adresse siehe unten). Bei Online-Bestellungen kann eins häufig verschiedene Rechnungs- und Lieferungsempfänger angeben. Mache davon bitte Gebrauch.
4. Falls es sich um einfache Quittungen handelt (z.B. aus einem Super-/Baumarkt), dann bitte um ein entsprechendes Dokument, auf dem “CCC Hansestadt Hamburg e.V.” vermerkt wird. Das bekommen die normalerweise häufiger zu hören und haben auch entsprechende Vordrucke dafür.
5. Bitte reiche die Rechnungen und Quittungen im ORIGINAL ein. Scan2Mail an kassenwart@hamburg.ccc.de macht zusätzlich Sinn, wenn es schnell mit der Erstattung gehen soll.
6. Bitte keine Kombi-Rechnungen!!! Wenn du z.B. 5 Sortiment-Kisten kaufst, 4 für den Club und eine für dich selbst, dann zahle bitte zwei mal. So haben der Kassenwart und der Steuerberater keine Probleme mit dem Auseinanderpuzzeln des Kassenbelegs.

Rechnungsempfänger (so und nicht anders!):

CCC Hansestadt Hamburg e.V.
Zeiseweg 9
22765 Hamburg

Natürlich kann es auch mal vorkommen, dass etwas schief geht (Rechnungsempfänger nicht CCC Hansestadt Hamburg e.V., Quittungen ohne Empfänger etc.), dann reiche gemeinsam mit der Rechnung einen Antrag für Kostenerstattung ein. Damit können wir dem Finanzamt nachvollziehbar erklären, dass die Anschaffungen für den CCC Hansestadt Hamburg e.V. sind und nicht für dich privat.

Sonderregelung für Fahrten mit dem privaten PKW

• Vor Abfahrt voll tanken (diese Tankrechnung ist für den Club uninteressant)
• Ab- & Anreise zum Event tätigen
• Erneut voll tanken und diese zweite Tankrechnung aufbewahren
• Die zweite Tankrechnung mit dem Antrag für Kostenerstattung beim CCCHH einreichen

Der Kassenwart hat so einen Beleg für das Finanzamt und die Transparenz der Kilometer/Spritmenge stimmt.